25.07.2017      361      5
 

Электронная подпись в Ворде


Работая в Microsoft Word с файлами, которые необходимо подтверждать, утверждать, подписывать, Вы знаете, что их нужно распечатывать, и нести на проверку определенному человеку. Или Вы даете на проверку электронную версию, а потом слышите, что все хорошо, и нужно распечатывать его и приносить снова. Но подобных действий можно и избежать.

В данной статье мы с Вами разберемся, как можно подписать документ, созданный в Ворде, электронной цифровой подписью или ЭЦП. Рассмотрим ее различные варианты: создадим ее на видимой строке, или же просто добавим к файлу.

Как сделать линию для вставки электронной подписи в Ворде

Сначала рассмотрим, как вставить нужную строку в Ворд.

Открывайте необходимый документ. Затем установите курсор в том месте, куда нужно вставить область.

Можете написать какой-нибудь текст, например, «Утвердили:», а с новой строки вставить пустые строки.

Строки

Дальше перейдите на вкладку «Вставка», в группе «Текст» нажмите на стрелочку возле кнопки «Строка подписи» и выберите из списка «Строка подписи Microsoft Office».

Строка Microsoft Office

В следующем окне соглашаемся с тем, что там написано, и жмем «ОК».

Подтверждение создания

Откроется окно «Настройка». В нем заполните все предложенные поля. Введите данные того, кто будет подписывать: его ФИО, должность, адрес электронной почты. Инструкцию можете изменить, а можно и оставить предложенный текст. Поставьте галочку в поле «Показывать дату…» и нажмите «ОК».

Окно настроек

В результате мы получим вот такую строку. Здесь должен будет расписаться тот человек, чьи данные указаны под ней. Можно распечатать документ и понести его на проверку, а можно, чтобы данный человек расписался прямо в Word, добавив электронную подпись в указанное поле.

Если Вам не обязательно добавлять подобную линию, тогда можете сами сделать линию в Ворде нужного вида и нужной длины. Воспользуйтесь для этого инструкцией, перейдя по ссылке.

Строка для добавления

Как подписать файл, с помощью ЭЦП

Если в Ваш документ добавлена строка, про которую я писала выше, тогда давайте разберемся, как что-нибудь в нее вставить.

Для начала прочтите текст и убедитесь, что в нем все верно. Затем нажмите в области правой кнопкой мышки и выберите из контекстного меню «Подписать».

Утверждаем текст

В следующем окне жмите «ОК».

Подтверждение

Цифровая электронная подпись в Ворде может быть разного вида. В предложенном окне в поле напротив крестика можно просто написать свою фамилию и инициалы. А можно добавить в данное поле изображение со своим рукописным вариантом или личной печатью.

Разберем второй вариант. Для этого Вам необходимо расписаться на листе и отсканировать роспись, или можно сфотографировать ее на камеру. Главное, чтобы в результате получилось изображение, сохраненное на компьютере, с Вашей росписью или печатью.

Когда изображение с росписью сделаете, нажимайте в данном окне «Выбрать рисунок».

Вставка рукописного варианта

Найдите рисунок с росписью на компьютере, выделите его и нажмите «Выбрать».

Рукописная роспись

Необходимое изображение появится в окне. Также будет добавлено имя учетной записи, с которой был подписан документ. Нажмите «Подписать».

Вставка рисунка

Подтвердите создание подписи.

Подтверждение 2

После того, как файл будет подписан, вверху появится информационная строка, что данный документ «Помечен как окончательный», и возможность его редактирования будет ограничена. Также в строке состояния появится соответствующий значок.

Значок в строке состояния

Кликнув по нему, справа откроется область «Подписи». Здесь можно посмотреть, кто еще должен расписаться – они будут показаны в блоке «Требуемые». Если в тексте уже есть подписи, то они отобразятся в блоке «Действительные».

Нажав на стрелочку возле подписи, из выпадающего меню можно выбрать один из пунктов: состав, настройку или удаление.

Действительные подписи

Если Вы открыли подписанный документ и хотите в нем что-то изменить, тогда после нажатия на кнопку «Все равно редактировать» появится окно с предупреждением, что после этого, все подписи будут удалены.

Редактирование поля

Если Вы согласились на удаление, тогда откроется вот такое окно.

Подтверждение 3

После того, как подписи были удалены, они пропали из текста и в соответствующих полях, а в области справа теперь они находятся в блоке «Требуемые».

Чтобы заново расписаться, можете справа из выпадающего списка возле нужного человека нажать «Подписать». Затем выполните все описанные выше действия.

Требуемые

Как подписать весь документ

Сделать это можно и немного другим способом. При этом в текст не будет добавлена строка с данными того человека, который расписался. Выбранный файл просто будет помечен определенным образом и возможность его редактирования пропадет.

Для вставки такой невидимой ЭЦП, перейдите на вкладку «Файл», затем «Сведения». Дальше кликните «Защитить документ» и выберите из списка «Добавить цифровую подпись».

Невидимая ЭЦП в Ворде

Нажмите «ОК» в появившемся окне.

Подтверждение 4

Дальше можете заполнить поле «Цель». Если сертификат выбран правильно, нажимайте «Подписать», если нет – кнопку «Изменить».

Окно Подписание

В окне подтверждения жмите «ОК».

Подтверждение 5

Теперь файл будет подписан, и на вкладке «Файл»«Сведения» можно будет посмотреть, кем именно.

Окончательный вариант текста

Кроме того, вверху отобразится информационная строка, что он помечен как окончательный, и редактировать его нельзя, иначе все подписи будут удалены. В области справа в блоке «Действительные» можно посмотреть, кто утвердил, при этом в самом тексте, никакой соответствующей строки не будет.

Информационная надпись

Думаю, Вам все понятно, и теперь Вы точно сможете добавить или строку для вставки ЭЦП в текст, или самостоятельно подписать электронной подписью нужный файл.


1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Об авторе: Олег Каминский

Вебмастер. Высшее образование по специальности "Защита информации". Создатель портала comp-profi.com. Автор большинства статей и уроков компьютерной грамотности

Обсуждение: 5 комментариев
  1. Лара:

    при наложении цифровой подписи в Word выскакивает окно что нужно цифровое удостоверении, потом переход на сайт чтобы его купить . Как подписать без покупки?

    Ответить
    1. Аня Каминская:

      У меня в примере все без покупки! Вам нужно второй пункт читать: Как подписать файл, с помощью ЭЦП. Сделайте роспись на бумажке и прикрепите ее как картинку. При этом файл будет подписан вами и появится отметка. Но удалить подпись и перейти к редактированию очень просто. Зато если вы опять откроете этот документ, а он без подписи — значит в нем что-то меняли.

      Ответить
      1. Лариса:

        При нажатии кнопки добавить цифровую подпись выскакивает сообщение : Для использования документа Майкрософт Офис вам нужно цифровое удостоверение. Вы хотите получить его от партнера корпорации Майкрософт? Если нажать -да. Переводит на сайт для покупки цифрового удостоверения за 300 дол.

        Ответить
        1. Аня Каминская:

          Да, я проверила. Вы используете новый Ворд, скорее всего. А это было сделано Майкрософт в целях безопасности: или покупайте подпись, или вы не сможете подписать. Эти скриншоты сделаны в 2010 Ворде. Если вам часто нужно подписывать таким образом документы, установите его. Если вам нужно, чтобы другой пользователь не мог отредактировать документ, прочтите: как защитить документ Ворд.

          Ответить
  2. Лариса:

    Как же яВам благодарна!!! Побольше бы таких людей!

    Ответить

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Для отправки комментария, поставьте отметку, что разрешаете сбор и обработку ваших персональных данных . Политика конфиденциальности

Последние комментарии